一场比赛的总结-1

前言

上周以公司的名义承接了合作渠道-建行的一个比赛,作为建行供应商,我们开始以为只是去执行事务性的工作而不涉及流程、细节的规划,所以开始还以为能轻松的按照组织者的安排照做就好,可是当接手之后才发现,完全不是这么回事!
在只有一个框架,即比赛会务工作之下,需要做以下工作

  • 工作内容自行梳理
  • 人员分工自行调配
  • 比赛材料自行设计
  • 比赛流程重新厘定 也就是说,开始以为是个听喝的工作,变成了一个不大不小的项目,我也从听喝小屁屁变成了牵头人:P得亏哥们大大小小的各类活动积累了不少的经验,再加上自身工作技能不俗,否则这次真还有可能凉凉。

工作事项

  • 收集报名信息,装订成册
  • 统筹现场计分、统计工作,音乐,串场ppt,主持
  • 依照另外一家公司设计的主背景制作手册封面
  • 现场人气投票环节的实施
  • 设计并制作评委打分表
  • 背景板、签到板制作

工作中的一些小障碍

由于本次会务工作涉及到与另外一家公司合作,所以有的东西必须要随时沟通,以至于效率偏低,而且有很多地方不如人意。比如:

  • 开始以为能用LED屏,这样的话现场视频源切换相对方便一些,可是现场是投影仪,幸好我们有vga视频切换器;
  • 因为需要根据对方提供的背景设计文件来制作一些东西,对方的时效对我们影响很大;
  • 由于不能直接联系到酒店服务人员(酒店由另外一家公司负责)在设备调试等方面协调反应比较慢;

具体工作

参赛选手手册制作

建行方面收集参赛选手信息表,以人为单位打包(要求含报名表word文件-两页,大头照,生活照各一张),所有人的报名信息统一汇总至分行,再转给我。

  • 根据建行提供的初赛信息表,将人员信息表分组(A-J,一共10组);
  • 解压文件,对报名表进行整理,为装订后美观,安排人员逐一对word文件版式进行审核、调整,对于超出两页的内容,视情况尽量调整到两页之内,避免超页;
  • 由于参赛人员报名表不含照片粘贴联,故对照片数量和内容没有严格审核;
  • 使用分行提供的相关文件内容做为手册前页,如竞赛意义、目标、主题、时间、参赛人员,竞赛荣誉,比赛规则;评委信息,支行组织协助人员信息等;

不足之处:

  • 手册目录没有校稿导致少了规则对应的页码
  • 选手信息没有标明分组情况,最后弥补的方式是用口取纸顺序贴上的,这个可以做成亮点,若再制作可以在每一组选手之前单独一页写上组名+组内选手的基本信息,如所属机构、姓名、性别,或者只写上姓名。